档案管理工作规定

档案管理工作规定

第一章  总  则

第一条  为进一步加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关法律、法规的规定，结合湖南省青少年发展基金会的实际，制定本规定。

第二条  湖南省青少年发展基金会在各项工作、重大会议、活动中形成的具有保存价值的全部档案和不同形式的历史记录，均属湖南省青少年发展基金会档案，必须按年度立卷归档，由办公室所属的档案室集中统一管理。本办法的管辖范围不包括人事档案管理和财务档案管理。

第三条  公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交办公室归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。机构各部门应当把档案工作列入本部门整体工作计划，为档案工作提供必需的条件，保障档案工作正常开展。

第二章  文件材料的收集管理

第四条  文件材料由办公室负责立卷归档。财务档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管。

第五条  湖南省青少年发展基金会办公室为湖南省青少年发展基金会档案工作的责任部门，机构各部门部长是部门档案工作的第一责任人，各部门确定档案专管员一名，整体负责对本部门的档案资料、文件材料的归档工作。

第六条  湖南省青少年发展基金会办公室对各部门的档案工作进行监督指导。

第七条  办公室档案员要忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。档案专管员队伍要保持相对稳定。

第八条  档案室的基本任务

1．对记述和反映湖南省青少年发展基金会机构主要职能活动具有长久和重要考察价值的，上、下级机关和同级机关与湖南省青少年发展基金会机构工作密切相关、具有考察价值的文件材料，采取“分年度分内容”的方法立卷。

2．归档立卷的文件材料要及时收集文件正、底稿，做到归档材料齐全，正、底不缺。

3．各部门凡以湖南省青少年发展基金会名义开展的各种活动（会议）的文件材料（包括各类文书、会计、科技、基建、声像等不同门类和载体的历史记录），要及时收齐，待活动（会议）结束后，整理归档移交办公室，办理交接手续。归档的文件材料如有空缺，须追究承办人员责任，限期找回补齐。

4．以部门名义开展的各种活动（会议）的文件材料，一般由部门自行立卷备查。

5．档案员对档案的收进、移出情况要胸中有数，要定期进行档案鉴定，对已超过保管期限，确无保存价值的列出清单，经领导批准，登记造册，即可销毁。销毁档案要两人以上监销，监销人员须在监销清单上签字。

6．档案管理员要熟悉机构历史和所保管的档案，了解机构业务，对查阅者要热情、耐心，及时查找。

7．归档时间，要求在每年第一季度完成上年度的立卷工作。

第九条  电子文档的管理

湖南省青少年发展基金会建立文件资料的电子文档保存制度。各部门负责人是电子文档制度的第一责任人，经办人是直接负责人。按照“谁经办，谁存档”的原则，在部门办公电脑、打印室电脑存储文件资料的电子文档，每季度末将电子文档按纸质文档的名字进行更名编好序号后打包交付办公室档案专管员及时归档。

第三章  归档范围及档案的保管

第十条  重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录、图片、新闻报道等。

第十一条  上级机关发来的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。

第十二条  本单位对外的正式发文、与有关单位来往的文书，本单位的请示、上级机关的批复。

第十三条  本单位反映项目活动的策划、总结、工作计划、统计报表、简报、大事记、剪报、录音、画册、录像。

第十四条  本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十五条  设立专门地点或专用库房保存档案。

第十六条  做好档案室的防盗、防潮、防虫、防尘、防鼠害等工作。

第四章  档案借阅

第十七条  各部门因工作需要，可查阅本职工作范围内的档案，查阅非本职范围内的档案，需经办公室主任同意。

1．档案一般在档案室阅看，查阅外借的须办理登记手续，摘抄或复印有关内容，须根据档案管理权限经档案员或有关领导同意。

2．借阅期限不得超过一个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

3．借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 

4．外单位借阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅者的身份和查阅档案的目的和范围，经办公室分管领导批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘、复印内容也须办公室分管领导同意且审核后方能带出。