公文处理规定

公文处理规定

第一章  总  则

第一条  为使湖南省青少年发展基金会机构公文处理工作规范化、制度化、科学化，切实提高公文质量和公文处理的效率，根据《中共湖南省委、省委办公厅文件规范》和《共青团湖南省委机关公文处理规定》等有关规定，结合湖南省青少年发展基金会机构实际情况，特制定本规定。

第二条  湖南省青少年发展基金会公文，是湖南省青少年发展基金会传达贯彻党的路线、方针、政策的重要工具，是指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验的重要手段。

第三条  湖南省青少年发展基金会机构公文处理工作由青基会办公室和机构各部门具体承担。有关人员应当忠于职守，提高素质，具备履行职责所必须的公文处理方面的业务知识。

第四条  公文处理的基本原则是准确、及时、保密。

第五条  行文要注重效用，少而精，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义。

第二章  公文的主要种类

第六条  湖南省青少年发展基金会发文

（一）湖南省青少年发展基金会文件

1．领导同志有关基金会工作和希望工程工作的重要指示和讲话；

2．对全省希望工程工作具有指导意义的文件；

3．重要决定、决议及意见、情况通报；

4．有重要指导意义的会议纪要、通知；

5．经上级领导机关批准后需在全省希望工程实施机构执行的重要请示、报告；

6．转发中国青少年发展基金会的重要公文；

7．表彰先进、批评错误、通报情况的公文；

8．批复全省希望工程实施机构请示、报告的文件；

9．召开全省性希望工程工作会议、举办活动及实施项目的通知；

10．发布工作安排的通知。

（二）湖南省青少年发展基金会请示

1．以湖南省青少年发展基金会名义向团省委、中国青少年发展基金会以及民政部门等请求指示、批准的文件；

2．以湖南省青少年发展基金会名义邀请团省委领导、中国青少年发展基金会领导出席有关活动的请示。

（三）湖南省青少年发展基金会报告

以湖南省青少年发展基金会名义向团省委、中国青少年发展基金会和民政部门等汇报工作、反映情况、提出意见或建议的文件。

（四）湖南省青少年发展基金会通知

拨付各种项目款项的通知。

（五）湖南省青少年发展基金会函

1．向有关综合职能部门报送材料的函件；

2．与有关部门、机构、团体、社会人士商洽工作、询问和答复问题的函件；

3．活动中需要以湖南省青少年发展基金会名义发至地方有关部门的活动安排计划及其他联系函件；

4．湖南省青少年发展基金会与兄弟省（市、区）青基会商洽工作、沟通和答复问题、向有关部门请求其主管事项的函件；

5．湖南省青少年发展基金会领导以个人名义与有关方面商洽、沟通有关事项等；

6．邀请省直有关厅局、市州领导出席活动的函件。

（六）会议纪要

1．湖南省青少年发展基金会理事会会议纪要；

2．湖南省青少年发展基金会秘书处办公会议纪要；

3．其他重要会议会议纪要。

第三章  公文的格式

第七条  公文一般由发文机关、秘密等级、缓急时限、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期等部分组成。

第八条  发文机关应当写全称或规范化简称。如：“湖南省青少年发展基金会”。与省直有关部门联合行文时，一般情况下主办机关排列在前。但与党政领导机关联合行文，领导机关排列在前。

第九条  公文需划分密级的，应分别在公文的左上角标明“绝密”“机密”“秘密”。

第十条  紧急公文应当在公文左上角密级之下分别标明“特急”“急件”。

第十一条  发文字号，包括机关代字、年号、序号。与几个机关联合行文只标明主办机关发文字号。公文发文字号位于文件名称正下方或者左下方。湖南省青少年发展基金会公文发文字号确定如下：

1．湘青基发〔年度〕×号：湖南省青少年发展基金会文件，套“湖南省青少年发展基金会”红版头，加盖“湖南省青少年发展基金会”印章印发。

2．湘青基〔年度〕×号：湖南省青少年发展基金会请示、报告、函件，套“湖南省青少年发展基金会”红版头，加盖“湖南省青少年发展基金会”印章印发。

3．湘青基通〔年度〕×号：湖南省青少年发展基金会拨款通知，套“湖南省青少年发展基金会”红版头。加盖“湖南省青少年发展基金会”印章印发。

4．湘青基联〔年度〕×号：湖南省青少年发展基金会联合行文，一般以各会签单位全称并排版头。

5．会议纪要〔年度〕第×次：湖南省青少年发展基金会理事会会议纪要文件、秘书处办公会及其他重要会议纪要文件，套“湖南省青少年发展基金会”红版头，按顺序编排期号。

第十二条  湖南省青少年发展基金会上报文件和电报应当在首页间隔横线右上侧注明签发人姓名。

第十三条  标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。公文有了文头，在标题中可以省去发文机关名称。标题中除转发的文件，引用的讲话、书目、文件，授予的荣誉称号等需加书名号或引号外，一般不用标点符号。4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。

第十四条  主送机关是指收受、办理文件的单位。主送机关一般在正文上一行居左顶格标明（回行时仍顶格），后面用冒号。凡“决定”“决议”“纪要”“规划”“通报”“意见”等，均不用标明主送机关。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。

第十五条  正文是公文的主体，应在主送机关名称下，另起一行空两格书写。每个自然段左空2字，回行顶格。文中小标题层次序号依次可用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。没有主送机关的，从正文标题下两行书写。

第十六条  公文如有附件，应在正文之后，另起一行，空两格注明附件顺序和标题。如，“附件：‘芙蓉学子’活动任务分配表”或“附件：1．”等。具体的附件一般列于行文部分之后，文尾之前，另起一页，并在附件标题的左上方3号黑体字顶格标明：“附件”或“附件1”“附件2”等。

第十七条  发文机关落款位置一般在正文结尾的右下方。有附件说明的，在附件说明的右下方。凡湖南省青少年发展基金会所发的“决定”“决议”“规划”“通报”“意见”等，均应在标题中标明发文机关，正文结尾不用再署名。但与有关厅局联合发文，标题中都不标明发文机关，而是按发文机关顺序将名称置于正文之后，依次横向排列。

第十八条  凡上行文、平行文、联合下发的文件，都应在正文之后加盖印章。联合行文应按联合发文顺序加盖印章。用印位置在成文日期之上，上不能压正文，下要骑年盖月。加盖印章的当页应有正文，不得空页。

第十九条  公文成文时间以签发机关领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件以通过日期为准。“决议”“决定”“纪要”“通报”“意见”等的成文时间应置于正文标题之下，并用阿拉伯数字加括号标明。

第二十条  附注是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。公文如有附注，应当居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。没有发文机关落款和成文时间的，则编排至正文下一行，如“（此件发至县级团委）”。

第二十一条  公文需抄送（含抄报、抄发）有关机关的，应在文件尾部主题词之下，印发说明之上用横线隔开标明。

第二十二条  公文纸一般用A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。

第二十三条  公文的发文机关一般用方正小标宋简体，标题用2号方正小标宋简体，小标题用3号方正楷体简体，发文字号、签发人用3号方正仿宋简体。上行公文和平行公文的主送机关用3号方正黑体简体。附件标题一般用小2号方正小标宋简体。附件正文一般用3号或4号方正仿宋简体。“按语”二字用3号方正黑体简体，按语正文用3号方正楷体简体。信件一般用3号方正楷体简体。

第二十四条  湖南省青少年发展基金会向上级机关的行文，一般只应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。

第二十五条  湖南省青少年发展基金会一般直接向市州希望工程捐款受理办公室和县市区团委行文。

第二十六条  除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。

第二十七条  “请示”一般只有一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不可同时向下级机关发送。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导本人。请示问题坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”和在“报告”中夹带着请示事项。

第二十八条  湖南省青少年发展基金会向省直有关厅局、市级党委和政府及其下属机构告知事项、联系工作，可以用函件行文。

第四章  公文起草

第二十九条  起草公文是领导决策中一项重要的参谋工作。湖南省青少年发展基金会公文的起草，由相关部门根据工作需要提出并负责起草。起草重要公文，应由部门负责同志亲自动手或亲自指导、主持进行。

第三十条  起草公文必须符合党和国家的路线方针政策和法律法规。

第三十一条  起草公文应当准确、全面反映湖南省青少年发展基金会的工作意图，符合青年工作实际，体现工作的连续性，不得与已发有关文件相矛盾或抵触。

第三十二条  起草公文要征求有关职能部门的意见。联合行文，要征求各联名机关的意见或由联名机关共同起草。在未取得一致意见时，不得擅自行文，并要尽量避免同一文种同一内容的文件重复下发。

第三十三条  起草公文要观点鲜明，结构严谨，条理清楚。人名、地名、数字、时间要准确，标点符号使用要恰当。文内需使用简称的，一般应当先用全称，并注明简称。引用党和国家的有关政策、法律、法规及领导人的重要讲话时，必须仔细核对，做到准确无误。

第三十四条  起草公文语言要规范，文字要简明通畅。一般不用修饰性语言，不得使用口语、土语、俚语以及冷僻字，不能生造词句。

第三十五条  起草公文时，要根据实际情况和有关要求正确选择文种，确定文件发布形式。

第三十六条  起草公文要符合公文的基本格式，严格按照标准公文格式的要求，将所拟公文所有附件标明，不得遗漏、缺失。

第三十七条  公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。计量单位要一律使用法定的三位分节法。在同一公文中，数字和计量单位的使用应当前后一致，相关的数字要吻合。引用公文应当注意发文时间、机关、标题和文号，发文字号应当加括号。

第三十八条  在公文中结构层次序数分别表述为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。若内容只有两层时，第一层为“一、”，第二层则为“1．”。凡标明层次的句子独立成行时，句尾均不用标点符号。一般用3号黑体字标明第一层，用3号楷体字标明第二层。

第三十九条  下发的公文在起草完成送办公室审核并报领导审签时，应当使用统一的文件发文单。要按照发文单中规定的项目，如部门负责人意见、拟稿人、文件标题、印数等，用钢笔或签字笔逐项填写。凡未附发文单的公文，办公室不予核稿。

第五章  公文核稿

第四十条  为确保公文质量，凡湖南省青少年发展基金会正式公文，在送领导审批和签发之前，均需由办公室核稿。

第四十一条  公文审核的主要内容

（一）是否确需发文；

（二）文种的选择是否适当；

（三）内容是否符合党和国家的方针、政策以及法律、法规，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相一致；

（四）提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；

（五）文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；

（六）公文的格式是否符合要求，秘密等级、缓急时限、发送范围等规定是否合理；

（七）标点符号是否规范；

（八）是否符合规定的审批、会签手续。

第四十二条  办公室负责对文稿进行全面审核把关，提出修改意见或直接对文字作少量修改。文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商并请其修改。如文稿已经领导审批过，作重大修改后需经原审批领导复审。凡已核的文稿，拟文部门不得擅自修改。如认为有不妥之处，需与办公室协商。

第四十三条  公文核稿时间一般为1个工作日。急件或特急件经办公室确认后，核稿时间为4小时或限定的时间。

第四十四条  公文在办公室签署核稿意见后，退回起草部门，由起草部门修改后，由办公室送交有关领导审核、签发（批）。

第六章  公文签发

第四十五条  湖南省青少年发展基金会文件（含联合发文）、请示、报告、函、会议纪要经部门分管秘书长审签、由办公室审核、办公室分管秘书长审签后报理事长签发。

第四十六条  联合发文需经会签后才能印发。会签工作一般由拟文部门负责。外单位来人会签文件，相关部门要热情接待，并及时将文稿按程序呈报、审签。

第四十七条  经领导签发过的文稿，未经签发领导同意，不得任意修改。

第七章  公文印制

第四十八条  湖南省青少年发展基金会的公文统一由拟文部门负责印制。印制公文要遵守时限要求，保证质量，做到用纸规范，字体适当，文字清晰。

第四十九条  送印公文文稿必须先由办公室编发文序号。公文印制份数，由拟文部门与办公室协商确定。印制公文要严格按照规定的格式印制。

第五十条  公文的终校由拟文部门负责。校对人员应对整个公文进行检查，并对照领导已经签发的文稿逐字逐句进行校对，以求内容精确，无所缺漏。对于原稿中出现的明显差错可请核稿、拟稿人员进行修改。凡属较大的更改应当向签发公文的有关领导报告。校对文稿必须用规定的校对符号进行校改，不得使用铅笔。

第五十一条  印制公文应当清晰、整洁。公文图文区尺寸应当符合规定标准（247×165毫米），天头不小于30毫米，地角不小于20毫米，订口不少于25毫米，翻口不少于19毫米。公文印完后应当按要求装订，防止出现白页、错页。公文需加盖或套印公章的，要保证所用公章的准确、清晰、端正，防止漏用、错用公章。

第五十二条  印制公文应当严格遵守保密规定。印制绝密文件应当严格按照限定份数印制，不准多印，有密级的公文不得擅自留存。印刷废页要及时销毁。

第五十三条  公文在印制完成后，需由拟文部门对正式文件再次进行全面检查，确认无误后方可由拟文部门领取并送发。

第八章  公文送发

第五十四条  湖南省青少年发展基金会公文的送发工作由拟文部门负责。公文送发前，应按拟稿时规定的发送单位和份数逐一核对，防止错发和漏发。各类文件送发前应当进行登记。

第五十五条  各部门外送的文件，要在信封上标明文件的密级、紧急程度及邮寄要求，如绝密、机密、急件、挂号、航空、印刷品等。

第九章  收文处理

第五十六条  对收到的公文要严格按照所标明的接收单位由有关部门签收。凡注明湖南省青少年发展基金会收的公文和信函、普通电子公文、机要文件、机要电子公文一律由办公室签收。

第五十七条  登记文件需将标题、密级、发文字号、缓急时限、来文单位、发生单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以备查询。

第五十八条  收文的分发要严格按批抄范围进行。时限性强的要及时分送，以免压误。办公室收到的一般函件，必须于半日内分发到各有关部门。收到的急件要及时通知领导。

第五十九条  需要秘书处办理答复的文、函由办公室提出拟办意见，报有关领导阅示。需要有关部门办理和答复的文、函，由有关部门负责办理、答复。一般文、函应在3个工作日内处理完，最多不超过5个工作日。急件和电报随到随办。

第六十条  各部门在承办文、函过程中，凡属部门职权范围内可以答复的事项，报分管领导后答复来文部门；涉及其他部门的事项，要主动会同有关部门协商办理；须报请秘书处审批的事项，应提出处理意见后送审。秘书处交办的文件，应先送部门负责人阅办，并按规定时间处理完毕。

第六十一条  文件传阅要严格登记手续，随时掌握文件去向。

第六十二条  湖南省青少年发展基金会向团省委的请示、报告以及湖南省青少年发展基金会工作会议决定的事项均由办公室负责催办，并向有关负责人报告办理结果。

第十章  公文的立卷、归档和销毁

第六十三条  具有查考和保存价值的公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》及团省委关于公文立卷归档的有关规定，由拟文部门将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。个人不得保存应该归档的文件材料。

第六十四条  公文归档，应根据其内容特点、时间及保存价值分类整理立卷，要保证归档文件材料的齐全、完整，能够体现主要工作情况。

第六十五条  归档的案卷应按照有关规定确定保管期限，即永久、长期、短期。立卷的公文，应于第二年第二季度前由立卷部门交办公室。办公室负责湖南省青少年发展基金会公文立卷归档工作的管理、协调和监督。

第六十六条  没有存档价值和存查必要的公文资料，经鉴别后登记造册由主管领导批准，部门负责销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

第十一章  附  则

第六十七条  湖南省青少年发展基金会以往的有关公文处理的规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。